CONHEÇA NOSSOS SERVIÇOS
Além da Organização e Segurança, a guarda de documentos traz bons resultados para os negócios. Para as empresas que optam por terceirizar nossos serviços, adquirem economia de espaço físico. Isto também traz diminuição de perdas de documentos e danos caso esteja guardado de forma irregular. Isto tudo traz a segurança de que em qualquer momento que precisar do documento, ele será facilmente localizado.
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
PARA QUEM É INDICADO?
Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.
DIGITALIZAÇÃO
A Digitalização de Documentos é o processo de transformação de documentos físicos em formato digital.
Dinamize com eficiência o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização rápida das imagens de documentos.
GUARDA DE DOCUMENTOS
A Guarda de Documentos é um serviço que oferece uma infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar os documentos e arquivos de sua empresa.
PARA QUEM É INDICADO?
Empresas que possuem documentos ou arquivos, armazenados em sua sede, os quais precisam ser consultados e administrados de forma organizada e sigilosa.
Por que organizar seus documentos?
- Organização física adequada
Com sistema de identificação.
- Padronização dos métodos de arquivamento
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.
- Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos
Descarte de documentos expirados ou desnecessários.
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos
Armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
Como funciona a Organização de documentos:
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Preparação
Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema.
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Conservação
Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação.
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Fácil localização
É possível solicitar os documentos armazenados
Por que digitalizar seus documentos?
- Liberação de espaço físico na sua empresa
Elimine arquivos mortos, depósitos e problemas com armazenamento de papéis.
- Facilite o acesso e consulta
Arquivos digitais são bem mais rápidos de ser consultados e acessados.
- Otimize o tempo da sua equipe
Garanta eficiência sempre que precisar resgatar qualquer documento arquivado.
Como funciona a Digitalização de documentos:
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Preparação
Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner).
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Escaneamento
Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto.
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Digitalização e publicação
As imagens e dados são migrados, possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso.
Vantagens e Benefícios da Guarda de Documentos
- Redução de custos com mão de obra e espaço interno
Melhor a administração do acervo.
- Comodidade nas consultas aos documentos físicos
Agilizando os processos de auditorias e fiscalizações.
- Controle dos usuários que possuem acesso aos documentos
Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios e perdas.
Como funciona a Guarda de Documentos?
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Transferência
Os documentos são transferidos da sede do cliente para a ArquivDoc, sendo organizados e classificados, conforme demanda da empresa.
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Digitalização
Estes podem ser digitalizados, para acesso via web ou/e guardados em estruturas especiais de arquivos.
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Consulta
Estes podem ser consultados e entregues ao cliente, conforme a sua necessidade.